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DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Acabe com o excesso de papel, arquivos mortos e dificuldade de encontrar documentos antigos.
A digitalização de Documentos é um processo de conversão dos documentos físicos em formato digital.
Todo procedimento é acompanhado por arquivistas para elaboração da tabela de temporalidade e classificação documental conforme as normas estabelecidas do CONARQ, em que após essa etapa será executada a digitalização de documentos. Na Suporte Gerencial todo o processo é aditado pela KODAK, o mesmo tem uma sequencia de produção no site do clientes.
São inúmeras as vantagens do uso dos documentos digitais em relação aos documentos em meio físico. Vejamos algumas:
Com a economia de tempo gerada pela agilidade na localização de arquivos e a eficiência da gestão de documentos, há uma maior produtividade da equipe. Isso acontece pois os documentos poderão ser encontrados em poucos segundos tornando a tomada de decisão mais ágil e eficaz.
Bastando apenas acessar o sistema e utilizar a palavra-chave na pesquisa, é possível optar pelo armazenamento em nuvem, que facilita ainda mais o acesso aos arquivos.
A maior parte dos dados de uma empresa são confidenciais e devem ser protegidos, contudo, é muito mais difícil fazer isso quando não são digitais. Os documentos digitalizados têm mais durabilidade e ficam protegidos da ação do tempo ou da umidade.
Quando a empresa possui um sistema de gestão, por exemplo, o gerenciamento de documentos se torna mais eficiente e a armazenagem mais segura. Isso acontece porque esse tipo de software permite o acesso apenas de pessoas cadastradas o que também oferece controle sobre o uso ou a alteração dos arquivos.
Gerar um banco de dados confiável – e até mesmo um Big data – é um diferencial das empresas que dominam o seu segmento do mercado, e este com certeza é o melhor investimento qualquer companhia pode fazer para o seu crescimento e inteligência.
Os bancos de dados concentram todas as informações referentes a um determinado produto ou pessoa. Se aplicada a estratégia correta é possível criar o cruzamento de dados ricos que podem prover insights aos gestores.
Eles mostram a situação de seus clientes, funcionários e mercado de diversos ângulos.
Além disso, a facilidade para se buscar informações é infinitamente maior
A digitalização de documentos não é apenas boa para o seu negócio, pois também beneficia e muito o meio ambiente. De acordo com o Projeto Paperless, o trabalhador de escritório médio usa 10.000 folhas de papel por ano.
São muitas árvores!
E mesmo que uma mera fração desse papel acabe no fluxo de resíduos, causa danos ao meio ambiente.
A digitalização de documentos reduz consideravelmente o consumo de papel da sua empresa para um planeta mais verde.
Se você tem clientes em mais de uma região, é difícil fornecer um serviço de atendimento consistente.
Em vez de ter que imprimir e enviar contas, declarações de faturas e outros itens, a digitalização de documentos permite que você obtenha informações importantes para seus clientes muito mais rápido.
O cumprimento é uma realidade para a maioria das empresas.
A digitalização de documentos torna mais fácil a sua empresa cumprir suas obrigações legais e regulamentares. Os arquivos digitais podem ser organizados, indexados e produzidos rapidamente para atender às demandas do auditor mais rigoroso.
5 passos para Digitalização de documentos
MICROFILMAGEM
É o serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação das imagens dos documentos por processo fotográfico. A solução possui amparo legal (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968. Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996), que permite a eliminação do documento em papel.
Para quem é indicado?
É indicada para empresas que buscam preservar documentos originais por muito tempo e desejam reduzir o espaço físico.
BENEFÍCIOS:
– Evita a deterioração dos documentos e elimina o risco de perda do acervo;
– Dificulta a ação de falsificadores;
– Durabilidade garantida pelas normas ISO e ANSI de aproximadamente 500 anos;
– As imagens são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com alto padrão de qualidade.
Somos uma empresa certificada, com registro do ministério da justiça para execução de microfilmagem e com equipamento próprio para produção e legalidade dos microfilmes.
CERTIFICADO DIGITAL
Compre ou renove o seu certificado conosco!
Possuímos Serviços digitais de confiança, dentro de padrões internacionais e em total integração com as normas da ICP-Brasil.
O Certificado Digital é a identidade digital da pessoa física e jurídica no meio eletrônico. Ele garante autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio nas operações que são realizadas por meio dele, atribuindo validade jurídica.
Onde eu posso armazenar o Certificado Digital?
Existem 2 tipos de Certificado Digital:
Certificado A1 – é emitido e armazenado no computador ou no dispositivo móvel (smartphone ou tablet). Tem validade de 1 ano.
Certificado A3 – é emitido e armazenado em mídia criptográfica (Cartão, Token ou Nuvem). Tem validade de 1 a 5 anos.
BENEFÍCIOS:
Por identificar no meio eletrônico, ele permite que diversos serviços sejam realizados sem a necessidade da presença física, o que significa: agilidade nos processos, sustentabilidade e redução de custos.
