Prefeitura do Recife
A Prefeitura do Recife enfrentava desafios relacionados à gestão de processos e controle de documentos em diferentes secretarias. A implementação da SoftExpert Suite possibilitou uma administração mais eficiente, transparente e digitalizada, integrando setores e otimizando fluxos de trabalho.
"Precisávamos de uma solução ágil, modular e que pudesse ser integrada aos demais sistemas. Encontramos tudo isso com o software da SoftExpert e com o apoio da Suporte Gerencial o projeto foi entregue antes do prazo que havíamos estipulado de 60 dias. Em 15 dias a solução foi entregue e hoje é sucesso absoluto."
Representante da Prefeitura do Recife
Prefeitura do Recife
"Com a SoftExpert Suite, conseguimos trazer mais controle, transparência e eficiência para a gestão pública do Recife. O processo de digitalização transformou a forma como operamos."Representante da Prefeitura do Recife
Prefeitura do Recife
Redução significativa no tempo de tramitação de documentos
Padronização de processos em múltiplas secretarias
Aumento da transparência e do controle interno
Prefeitura do Recife
A Prefeitura do Recife enfrentava desafios relacionados à gestão de processos e controle de documentos em diferentes secretarias. A implementação da SoftExpert Suite possibilitou uma administração mais eficiente, transparente e digitalizada, integrando setores e otimizando fluxos de trabalho.
Governo 4.0: Prefeitura do Recife acelera a transformação digital com tecnologia Suporte gerencial e SoftExpert
Entrar no cenário do Governo 4.0
A Prefeitura do Recife tinha um grande desafio: entrar de vez no cenário do Governo 4.0, substituindo ferramentas como papel, caneta e carimbo por tecnologias voltadas para melhorar a relação entre Estado e sociedade. E para melhorar a qualidade no atendimento ao cidadão, a Prefeitura sabia que era necessária uma reestruturação interna com digitalização e automatização dos processos. Afinal, este seria o primeiro passo para o início de uma longa jornada de transformação digital.
Só para se ter uma ideia, todos os documentos eram consultados fisicamente pelos servidores nos arquivos de cada setor, o que dificultava e muito a localização e o acesso às informações. Além disso, não existia integração entre os setores, que gerenciavam os processos de forma individualizada, ocasionando falhas de comunicação. Sem uma ferramenta de gestão de processos com geração de alertas e pendências, também não havia controle das atividades, com responsáveis e prazos definidos.
Oferecendo mais de 800 serviços à população do município que conta com mais de 1,6 milhão de habitantes, o principal objetivo do órgão era facilitar a vida do cidadão, por meio de serviços de excelência na palma da mão sem deixar de atender uma parcela da população que não está digitalmente incluída, com dinamização dos serviços nos atendimentos presenciais e assessoria digital.
Estratégia para Transformação Digital
Para iniciar o processo de digitalização e automatização dos processos na Prefeitura do Recife, a Secretaria Executiva de Transformação Digital traçou uma estratégia, que contou com 6 grandes frentes: censo de serviços, priorização de serviços, clusterização, conselho de transformação digital, esteiras de transformação digital e portal único (conecta recife).
O Secretário de Ciência, Tecnologia e Inovação do Recife, Rafael Figueiredo, conta que, inicialmente, um time dedicado fez o levantamento de todos os serviços prestados. “Ao realizar o censo, identificamos 613 serviços disponibilizados e nos surpreendemos com essa quantidade. A partir disso, mudamos completamente a lógica dos portais da Prefeitura, saindo do individualismo de cada secretaria e partindo para a centralização das atividades, criando trilhas e renomeando os serviços para facilitar e simplificar a experiência do cidadão”, ressalta.
“Ao realizar o censo, identificamos 613 serviços disponibilizados e nos surpreendemos com essa quantidade. A partir disso, mudamos completamente a lógica dos portais da Prefeitura...” — Rafael Figueiredo
Solução para todos os cidadãos do município
Hoje, existem mais de 100 espécies documentais identificadas e com categorias e temporalidade configuradas na solução. Mais de 4 milhões de imagens digitalizadas, validadas e prontas para consulta, com portais de gestão das informações disponíveis para os responsáveis. São mais de 100 processos automatizados e 27 mil workflows instanciados na ferramenta. Por meio da integração entre a solução SoftExpert Suite e os sistemas Sinqia – solução que faz o controle do fornecimento de crédito e Conecta Recife – aplicativo que centraliza os serviços oferecidos pelo órgão, a Prefeitura deu um passo importante no processo de transformação digital, dando celeridade às solicitações dos cidadãos recifenses, com redução de tempo em até 70% em alguns serviços.
Além do impacto nos processos internos da Prefeitura, Rafael salienta que a solução traz resultados significativos para todos os cidadãos do munícipio, principalmente com o CredPop, ajudando as pessoas a empreenderem e alavancarem a economia da cidade. O programa de crédito popular foi lançado em 2021 e hoje é o serviço mais utilizado do aplicativo, com 2 milhões de pessoas atendidas e R$5 milhões em empréstimos concedidos.
Para o secretário, o serviço prestado pela Suporte Gerencial por meio da disponibilização das soluções SoftExpert Suite tem sido essencial para a transformação digital do órgão, que além do CredPop tem outros serviços automatizados como a solicitação de Concessão de Pensão por morte dos servidores – RECIPREV; e o processo de Controle Urbano, que visa organizar o chamado comércio popular do recife, com cadastros e recadastro de comerciantes em eventos da cidade. Além disso, a Reciprev atualmente disponibiliza de forma totalmente online para os beneficiários do sistema previdenciário municipal, os processos de Restos Deixados e Auxílio-Funeral, tramitando 100% no SoftExpert Suite.
Abrimos uma porta gigantesca para integrar a ferramenta com todos os setores e sistemas disponíveis, a possibilidade que a ferramenta No-code nos dá, permitindo desenharmos processos sem a necessidade de programadores – cada vez mais escassos, é fundamental para a celeridade e transformação dos serviços prestados aos nossos cidadãos.
Desafios
Trâmites espalhados em mais de 20 sistemas independentes Baixa visibilidade sobre o status de cada processo Dependência de processos manuais e papel que dificultavam rastreabilidade
Solução
Mapeamento colaborativo das jornadas com secretarias e gabinetes Implantação da SoftExpert Suite para digitalizar e integrar processos internos Integração com assinatura digital e protocolos existentes
Resultados
Redução significativa no tempo de tramitação de documentos Padronização de processos em múltiplas secretarias Aumento da transparência e do controle interno
“Com a SoftExpert Suite, conseguimos trazer mais controle, transparência e eficiência para a gestão pública do Recife. O processo de digitalização transformou a forma como operamos.”
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